Association Loi 1901
ORLEANS WARGAMES
Edition du 28 Février 2015, statuts adoptés suite à l’AG ordinaire du 5 Septembre 2014.
Statuts en vigueur
Article 1
Il est créé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination : Orléans Wargames.
Article 2 - Objet
Cette association a pour objet la promotion des jeux de simulation et de stratégie sous toutes ses formes, avec ou sans figurines, à l’exception des jeux vidéos, par la pratique régulière de ses adhérents, la participation et l’organisation de tournois ou de manifestations ludiques.
Article 3 - Adresse
Le siège de l'association est fixé à l’adresse suivante :
Maison de la Vie Associative
128 rue Jean Zay
45800 Saint Jean de Braye
Il pourra être transféré dans la même ville par simple décision du conseil et dans une autre ville par décision de la communauté.
Article 4 - Fonctionnement de l'association
Le principe fondamental de l'association est la démocratie, ou chaque membre dispose d'une voix, et où toutes les décisions sont prises par l'ensemble des membres. Cet ensemble, qui comprend tous les membres actifs, sera appelé "la communauté'". Afin de satisfaire aux besoins courant de l'association, et afin de la représenter dans les actes de la vie civile, des membres actifs seront élus afin de constituer un conseil d'administration. La dénomination de ce groupe sera "le conseil".
Les réunions correspondantes à l'activité courante de l'association seront appelées "séances de jeu". Les réunions correspondantes aux prises de décisions de l'assemblée seront appelées "assemblées". Toutes autres réunions seront appelées "manifestations".
Article 5 - Durée et période de fonctionnement
La durée de l'association est illimitée.
Une année de fonctionnement de l'association correspond à la période du 1er septembre au 31 août.
Article 6 - Membres
L’association se compose de :
- Postulants : est postulant, toute personne désirant s'inscrire à l'association.
- Membres : est membre, toute personne à jour de sa cotisation annuelle et qui a accompli toutes les tâches nécessaires à son inscription.
- Membres actifs : est membre actif, toute personne qui participe régulièrement aux activités de l’association.
- Membres inactifs : est membre inactif, un membre qui ne participe plus aux activités de l'association. Un membre est considéré comme inactif après 3 absences consécutives. Il redevient membre actif après une séance de jeu complète.
- Membres bienfaiteurs, donateurs : est membre bienfaiteur toute personne qui offre un soutien matériel et (ou) financier significatif à l’association et à ses activités. Il peut avoir une cotisation réduite entérinée par la communauté, sur proposition du conseil.
Un membre bienfaiteur est un membre actif dès lors qu'il est inscrit à l'association. Ce statut est acquis indéfiniment.
- Membres d’honneur : est membre d’honneur toute personne ayant rendu des services signalés à l’association ou qui a effectué un mandat complet au conseil, et qui n'appartient plus à l'association. Cette qualité est entérinée par la communauté dans le premier cas. Les membres du conseil deviennent automatiquement membres d'honneur après leur mandat. Les membres d'honneurs peuvent venir jouer à l'association de manière épisodique (1 fois par trimestre), sans avoir à verser de cotisation. Ce statut est acquis indéfiniment.
- Fondateurs de l'association. Il existe 3 membres fondateurs: David Moran, Damien Travaillard et Maxence Pasquet. Les fondateurs, deviennent de droit, membres d'honneurs à l'expiration de leur mandat.
L’admission des membres est décrite dans le règlement intérieur.
Article 7 – Cotisation
Une cotisation annuelle doit être acquittée par les adhérents. Le montant de cette cotisation est décidé par la communauté lors de l'assemblée générale de rentrée, et après présentation du bilan financier de l'année. Le conseil proposera un montant qui sera débattu et voté par la communauté.
Le montant minimal de la cotisation est de 15,00€ (quinze euros).
Toute cotisation est due, sans possibilité de remboursement. Elle est exigible à partir de la 1ere séance de présence du postulant, après un certain nombre de séances d'essai dont le nombre est fixé par le règlement intérieur. En cas de réinscription d'un membre, elle est exigible dès la première séance de la nouvelle période de fonctionnement.
Le délai permis pour le versement de la cotisation est de 1 mois à partir sa date d'exigibilité. Si, après cette période la cotisation n'a pas été versée, la personne n'est plus autorisée à venir à l'association tant que sa situation ne sera pas régularisée.
Toutes les inscriptions et dates de versement de cotisation seront inscrites sur le registre de l'association, tenu par le conseil.
Toute adhésion à l'association implique l'acceptation des statuts et du règlement intérieur.
Article 8 – radiation et exclusion
La qualité de membre se perd par :
- le décès;
- la démission qui doit être adressée par écrit au conseil;
- le non paiement de la cotisation (voir article 6);
- la radiation pour motif grave.
Les procédures de radiation et d’exclusion sont décrites dans le règlement intérieur.
Article 9 - Ressources
Les ressources de l'association comprennent :
- Le montant des cotisations ;
- Les subventions de l'État et des collectivités territoriales;
- Les recettes des manifestations exceptionnelles;
- Les ventes et services exceptionnels faites aux membres ou à des tiers.
- Les donations.
Article 10 - Le conseil
L'association est présidée par un conseil d’administration d’au moins deux membres élus pour une année par la communauté. Pour être éligible au conseil, il faut avoir au moins 18 ans, être à jour de sa cotisation et avoir au moins 4 mois d'ancienneté dans l'association. Les membres du conseil sont rééligibles. La première année, le conseil d’administration est composé des membres fondateurs.
Le conseil est chargé d’exécuter les décisions de la communauté et d’assurer le bon fonctionnement de l’association. Les membres du conseil élisent un président du conseil qui représente l'association en justice et dans tous les actes de la vie civile.
Un membre du conseil peut démissionner de ses fonctions en annonçant sa démission via mail aux autres membres du conseil, de même que tout membre du conseil qui devient membre inactif est considéré comme démissionnaire. Les membres du conseil restant se repartissent les rôles tenus par le membre démissionnaire. Si, du fait de cette démission, le conseil ne compte plus qu'une personne, une assemblée extraordinaire est alors convoquée pour pourvoir à son remplacement.
Article 11 – Rôle des membres du conseil
Cette liste n’est pas exhaustive mais représente les attributions et devoirs du conseil.
Demandes de salle
organisation de l'ouverture de la salle
gestion des relations avec la mairie et/ou la vie associative
Convoque les membres aux assemblées
préside les assemblées
établir le compte rendus des assemblées
choix des dates des assemblées
administration du forum
administration de l'espace picasa et facebook.
Représentants de l'association envers toute personne extérieure (physique ou morale)
gestion du matériel de l'association
gestion des comptes de l'association
Tenus des différents registres : liste des membres, gestion des comptes, inventaire du matériel
Les membres du conseil, une fois élus, doivent se répartir les tâches entre eux.
Article 12 - Elections des membres du conseil
Le nombre de conseillers pouvant être élus dépend du nombre de membres inscrits à l'association pour l'année en cours. Dans tous les cas un minimum de 2 membres est obligatoire.
Le nombre maximal de membres est le quart, arrondi au supérieur des membres inscrits. Ainsi, si l'association compte 12 membres, on peut élire jusqu'à 3 membres au conseil.
Un mois avant l'assemblée générale, tout membre actif remplissant les conditions à l'élection d'un conseiller peut déclarer sa candidature.
Il peut se présenter autant de candidats que de membres actifs.
Lors du vote, les membres présents lors de l'assemblée générale indiquent les noms des membres qu'ils souhaitent voir élus conseillers. Sur chaque bulletin de vote on indiquera autant de noms que souhaités, à concurrence du nombre maximum de conseillers éligibles au conseil. Exemple: si on peut élire 4 conseillers lors de ce vote, on ne pourra inscrire sur son bulletin que 4 noms au maximum.
Sont élus conseillers, les membres qui ont récoltés un nombre de voix supérieur ou égal à 50% du scrutin. S'il y a plus de conseillers élus que de postes à pourvoir, seuls sont élus ceux qui ont remporté le plus de voix.
En cas d'égalité de voix et si cette égalité ne permet pas de départager un membre élu par rapport au nombre maximal d'élus, un vote est lancé pour départager les membres en concurrence. Ce vote ne concerne que ces membres.
S'il n'a pas été possible d'élire 2 conseillers lors de l’assemblée générale ou lors d’une assemblée extraordinaire, un vote est de nouveau organisé lors de la prochaine séance de jeu. Une convocation est à nouveau transmise aux membres dans un délai d’une semaine minimum avant l’assemblée. Si, à l'issue de ce vote il n'y a toujours pas 2 conseillers élus, l'association est déclarée dissoute.
S'il se présente un cas non prévu par les statuts, le conseil définit les règles qui s'appliqueront.
Article 13 - Responsabilité des membres et administrateurs
Le patrimoine de l’association répond des engagements contractés en son nom, sans qu’aucun de ses membres ou administrateurs ne puisse être personnellement responsable de ces engagements.
Article 14 – Remboursement des frais
Les membres du conseil ont droit au remboursement des frais qu'ils ont engagés en leur nom et sur décision de la communauté. Les justificatifs de paiement seront joints à une facture pour l'établissement du remboursement; les frais de déplacement seront remboursés sur le barème de l'administration fiscale. Les fonctions des membres du conseil sont bénévoles.
Les frais engendrés par la création ou la modification des statuts de l’association seront pris en charge par l’association dès que la situation financière le permettra et après accord du conseil.
Article 15 - Révocation du conseil
Si la communauté estime que le conseil ne remplit pas ses obligations, elle peut convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de révoquer le conseil. La communauté expose les manquements du conseil et procède à un vote. Si le conseil est révoqué, un nouveau conseil est alors immédiatement constitué.
Article 16 - Assemblées
Il existe 3 types d'assemblées :
- assemblée générale: elle a lieu une fois par an, au mois de Septembre. Elle sert à établir le bilan de l'année, à renouveler les membres du conseil, à établir la cotisation de l'année suivante, entre autres.
- assemblée extraordinaire: elle a lieu à la demande du conseil ou de la moitié des membres actifs.
- assemblée: elle a lieu à la demande du conseil afin de discuter des affaires courantes de l'association ou du tiers des membres actifs.
Article 17 - Convocation aux assemblées
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres inscrits à l'association sont convoqués par le conseil. L’ordre du jour et le type de l'assemblée, sont indiqués sur les convocations. Les convocations se font par courrier ou par mail ou par une annonce sur le site de l’association.
Article 18 - Assemblée
L'assemblée a lieu plusieurs fois dans l'année à la demande du conseil ou du tiers des membres actifs. Cette réunion à lieu pendant les soirées de jeu. Elle sert à débattre de points importants concernant l'association, tels que la fabrication de tables de jeux, de décors, ou d'organisation de manifestations. De fait il est parfois nécessaire de soumettre à l'approbation de la communauté certaines demandes. On procédera alors à un vote.
Article 19 - Assemblée générale
L'assemblée générale à lieu une fois chaque année, à la rentrée de Septembre. Cette assemblée sert à établir le bilan de l'année de l'association. Il est fait un rapport des membres nouvellement inscrits, des fréquentations aux soirées de jeux, des diverses manifestations organisées. Le conseil expose aussi les comptes de l'année avec les recettes et les dépenses. Enfin, on décide du planning des soirées jeux pour l'année de fonctionnement à venir, du montant de la cotisation et du renouvellement du conseil.
Article 20 - Assemblée extraordinaire
L'assemblée extraordinaire a lieu uniquement dans les cas suivant: modification des statuts, dissolution de l'association, demandes de partenariat, révocation du conseil. Elle à lieu à la demande du conseil ou de la moitié des membres actifs de l'association.
Article 21 - Vote lors des assemblées
Les procédures des votes sont décrites dans le règlement intérieur.
Article 22 - Règlement intérieur
Il s'impose à tous les membres de l'association. Il peut être complété et/ou modifié par la communauté lors d'une assemblée.
Le règlement doit être diffusé à chaque membre par mail ou courrier, lors de l'inscription ou lors d'une modification du règlement.
Article 23 - Espace de discussion Internet
L'association doit offrir un espace de discussion sur Internet afin d'organiser son activité journalière. Cet espace peut être un blog, un forum ou un site internet. Il est important que les membres puissent s'y exprimer facilement et régulièrement.
Cet espace est géré par le conseil. Il a en charge la bonne tenue, la modération, et l'organisation de cet espace internet. Une charte pourra être édictée à cet effet.
Toute modification majeure de cet espace doit être soumise à l'avis et au vote de la communauté lors d'une assemblée.
Article 24 - Dissolution
La dissolution est prononcée par l'assemblée générale extraordinaire qui nomme un liquidateur. L'actif sera dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 à une association poursuivant un but identique.
Article 25 –Adoption des statuts
L’adoption des présents statuts provoque le renouvellement immédiat du conseil, suivant les procédures décrites ci dessus.
